Darbs birojā - darbs ar dokumentiem un dokumentācijas atbalsts pārvaldībai šajā konkrētajā organizācijā, ko regulē GOST R 51141-98 "Biroja darbs un arhīvu bizness. Termini un definīcijas ". Biroja darba organizēšana ir ienākošo, izejošo un iekšējo dokumentu reģistrēšanas, glabāšanas un izmantošanas organizēšana uzņēmuma pašreizējā darbībā.
Instrukcijas
1. solis
Organizējot biroja darbu, izlemiet, vai jūsu uzņēmums, organizācija, ģeogrāfiski attālinātas nodaļas vai filiāles ņem vērā šo faktu un nodrošina mijiedarbības mehānismu ar šīm nodaļām. Biroja darba sistēmai tajās jābūt identiskai ar galveno biroju, lai izvairītos no problēmām reģistrācijas un dokumentu noformēšanas laikā.
2. solis
Padomājiet, kuru no esošajām biroja darba formām izmantosiet: centralizētu, jauktu vai decentralizētu. Viņu izvēli nosaka uzņēmuma struktūra (neatkarīgi no tā, vai tai ir ģeogrāfiski attālinātas apakšnodaļas) un biroja vadības dienesta tehniskais aprīkojums. Ja šim pakalpojumam ir mazs skaitlis un tas nav tehniski nodrošināts, daļa no tā funkcijām tiek nodota apakšnodaļām. Šajā gadījumā notiek jaukts biroja darbs. Gadījumā, ja šis pakalpojums ir aprīkots ar visu nepieciešamo personālu, aparatūru un programmatūru, šī lietvedības forma tiks centralizēta.
3. solis
Katrā struktūrvienībā izvēlieties īpašu personāla vienību, kas veiks biroja darbu. Ja tas nav iespējams, tad ieceļ citu darbinieku, kurš savu galveno darba pienākumu izpildi apvienos ar lietvedes funkciju.
4. solis
Nosakiet lietu skaitu un nomenklatūru, kurā tiks iekļauti visi ienākošie, izejošie un iekšējie dokumenti. Ja tie ir dokumenti no augstākas (vecāku) organizācijas, tad tos iesniedz izskatīšanai vadītājam; pakļauto organizāciju dokumenti jāiesniedz izskatīšanai vadītāja vietniekam, kas atbild par darbu ar tām. Attiecīgi pilsoņu apelācijas tiek adresētas deputātam, kuram uzticēta atbildība strādāt ar iedzīvotājiem.
5. solis
Nosakot korespondentu loku, izveidojiet klasifikatoru, pēc kura jūs nekavējoties varat noteikt, kurai korespondentu grupai pieder šis dokuments. Piemēram, valsts aģentūrām piešķir kodu 01, augstākas organizācijas vēstulēm - kodu 02, piegādātājiem - kodu 03, klientiem - kodu 04 utt. Tas palīdzēs racionalizēt dokumentu plūsmu organizācijā.
6. solis
Nosakiet, kādā formā tiks veikta dokumentu aprite - žurnālā vai kartītē. Abas veidlapas tiek ieviestas īpašās elektronisko dokumentu pārvaldības programmās. Ja jūs vēl nevarat iegādāties šādu programmu, izmantojiet elektroniskos dokumentu reģistrācijas žurnālus, tos var sastādīt programmā Excel.
