Privāts birojs vai valdības organizācija, saskaroties ar nepieciešamību pārvietoties, ir spiesta atrisināt problēmas, kas saistītas ar operācijas laikā uzkrāto milzīgo mēbeļu, aprīkojuma un tehnoloģiju pārvietošanos. Ir svarīgi, lai visi priekšmeti tiktu pārvietoti kārtīgi bez bojājumiem. Tāpēc ir pareizi jāorganizē biroja pārvietošana.
Biroja pārvietošana prasīs kādu laiku, tāpēc dariet to savlaicīgi, atvēliet apmēram mēnesi visai sagatavošanās darbībai. Kuriem punktiem vajadzētu pievērst īpašu uzmanību?
✔ Ja uzņēmums ir diezgan liels un tajā ir daudz darbinieku, ieteicams iepriekš sagatavot vadības plānu šādam atbildīgam pasākumam. Ir jānosaka prioritārie uzdevumi, jānosaka budžets, jāieceļ atbildīgi darbinieki visiem punktiem un vissvarīgāk jāieceļ koordinators visam pārvietošanās procesam. Tas ir tas, kurš pārņems galveno un sekundāro uzdevumu kontroli. Noteikti paziņojiet klientiem, ka plānojat pārcelties uz jaunu biroju.
✔ Nākamais solis ir parakstīt līgumu ar jūsu izvēlēto pārvietošanās uzņēmumu. Papildus iekraušanas un izkraušanas darbībām un īpašuma transportēšanai uz galamērķi līgumam var pievienot papildu klauzulas. Piemēram, mēbeļu demontāža un salikšana, ievietošana jaunā telpā, komunālo un stacionāro iekārtu savienošana, telpu uzkopšana pēc pārvietošanās.
✔ Izveidojiet pilnu īpašumu, kas iesaistīts pārvietošanā. Tas noteikti būs vajadzīgs, piesaistot pārvadātāju uzņēmuma profesionāļus, un palīdzēs izvairīties no neskaidrībām, patstāvīgi pārvietojot biroju. Atbrīvojieties no visa nevajadzīgā īpašuma - pārdodiet, uzglabājiet vai izmetiet. Nevajadzēs tērēt naudu un laiku nevajadzīgu lietu pārvadāšanai.
✔ Sagatavojiet dokumentāciju, kas atspoguļo jūsu nākotnes telpu plānu, darbinieku darba vietu izvietošanu jaunā vietā, kur jaunajā birojā tiks uzstādītas mēbeles un datori. Tas ietaupīs daudz laika.
✔ Visus nepieciešamos iepakojuma materiālus un kastes varat iegādāties no pašas kuģniecības kompānijas. Iepakojiet visas personīgās lietas kastēs. Noteikti atzīmējiet ar uzlīmēm. Darbiniekiem ieteicams izsniegt piezīmi par instrukcijām, kā to izdarīt pareizi.
✔ Atvienojiet datorus un citas ierīces no barošanas avota. To veic tikai speciālists - sistēmas administrators.
✔ Izveidojiet visu pārvietošanā iesaistīto cilvēku sarakstus. Visiem iepriekš sagatavojiet caurlaides, ja tādas ir nepieciešamas. Uzskaitiet visus transportlīdzekļus, kas saistīti ar biroja pārvietošanu. Nodrošiniet netraucētu pāreju uz iekraušanas / izkraušanas vietu.
Uzņēmuma biroja pārcelšana ir diezgan nopietns notikums. Bet, kā redzat, ar pareizu pieeju un organizāciju visas izmaksas var samazināt līdz minimumam. Lai to izdarītu, pietiek ar pareizu procesa plānošanu, un ar darbinieku pārvietošanos saistītās neērtības tiks minimizētas gan uzņēmuma darbiniekiem, gan klientiem.
