Uzņēmuma dokumentācija jāuztur kārtībā. Lai būtu ērti atrast nepieciešamo preču piegādes līgumu starp citiem biznesa dokumentiem, ir vērts tiem izveidot atsevišķu plauktu vai mapi. Bet ne tikai. Arī pašiem līgumiem jābūt vienkāršotiem.
Instrukcijas
1. solis
Apkopojiet visus līgumus, kurus vēlaties sakārtot, un novērtējiet tos. Pievērsiet uzmanību tam, cik bieži tie tiek noslēgti un ar kādiem partneriem. Tas palīdzēs jums izvēlēties, kā klasificēt dokumentus.
2. solis
Ja partneru ir daudz, piemērotāka ir līgumu pasūtīšanas metode līdz to noslēgšanas datumam. Gadījumā, ja ilgākā laika posmā līgumi tiek slēgti ar tām pašām firmām, darījumu partneri tos var grupēt atsevišķā kategorijā (mapē). Dažos gadījumos pietiek tikai sakārtot līgumus alfabētiskā secībā pēc partneruzņēmumu nosaukumiem.
3. solis
Neatkarīgi no izvēlētās metodes ņemiet vērā, ka lielgabarīta mapes ir ļoti neērti izmantot. Pārskatiet līgumus un noņemiet tos, kuru derīguma termiņš ir beidzies, no kopējās kaudzes. Izveidojiet viņiem atsevišķu mapi. Šādiem līgumiem visbiežāk piekļūst tikai laiku pa laikam, un tie nav nepieciešami ikdienas darbā.
4. solis
Kārtojot līgumus hronoloģiskā secībā, jāievēro vispārējie uzskaites uzturēšanas un glabāšanas principi. Tajās mapēs, kuras bieži izmanto, nesen noslēgtie līgumi atrodas augšpusē. Zemāk ir dokumenti ar agrāku izveides datumu. Iesniedzot arhīvā, gluži pretēji, pirmajam jābūt augšā, un jaunākajam noslēgtajam līgumam jābūt zemāk.
5. solis
Izmantojiet marķierus, tagus, grāmatzīmes un citus rakstāmpiederumus, lai vizuāli nošķirtu vienu kategoriju no citas. Pārliecinieties, vai šādi atdalītāji ir skaidri redzami mapē. Tas ievērojami atvieglos nepieciešamo dokumentu meklēšanu.
6. solis
Pēc tam, kad visi preču piegādes līgumi ir piemērotā veidā sastādīti mapē, noteikti sastādiet dokumentu reģistru. Ielieciet to uz vāka vai ievietojiet mapē, kas atrodas virs visiem līgumiem. Atstājiet tukšas rindas reģistrā. Ieguldot jaunu līgumu, reģistrā ievadiet informāciju par to.
