Uzņēmuma noslēgto līgumu uzglabāšanas nosacījumus nereglamentē nozares standarti un normas, tāpēc bieži rodas jautājums, kā izvairīties no to zaudēšanas un organizēt pareizu uzglabāšanu un uzskaiti. Saprātīgākais šī jautājuma risinājums būtu konkrēta uzņēmuma korporatīvā akta izdošana, kurā būs noteikta šo dokumentu sagatavošanas, noslēgšanas un glabāšanas kārtība.
Instrukcijas
1. solis
Ja jūsu uzņēmums daudz sadarbojas ar trešo pušu organizācijām un noslēgto līgumu skaits ir ievērojams, ir lietderīgi to glabāšanu uzticēt birojam vai biroja nodaļai. Tas ir diezgan ērti, jo birojā tiek reģistrēti visi vadītāja parakstītie un darbuzņēmēju nosūtītie dokumenti. Pēc izpildītā līguma reģistrācijas biroja darbiniekiem jāizgatavo nepieciešamais eksemplāru skaits un jāizplata atbildīgajiem izpildītājiem, un dokumentu oriģināli jāglabā speciāli norādītajā vietā.
2. solis
Ja jūsu uzņēmums ir mazs un jums nav lietvedības nodaļas, kā arī atbildīga ierēdņa, tad svarīgi, bet reti izmantoti līgumi, piemēram, par īri vai nekustamā īpašuma pirkšanu, ir jēga paturēt juridiskajā nodaļā kopā ar uzņēmuma dibināšanas un juridiskie dokumenti. Grāmatvedības nodaļai, kas veic to aprēķinus, jāiesniedz šo līgumu kopijas. Tajā pašā vietā, grāmatvedības nodaļā, veikals un līgumi par piegādi, pakalpojumiem un darba veikšanu kā viens no primārās grāmatvedības dokumentācijas veidiem, kam nepieciešama norēķinu kontrole, samaksas termiņi vai pastāvīgi periodiski maksājumi (komunālie rēķini, sakari).
3. solis
Jebkurā gadījumā visiem līgumiem ir jābūt savai, iekšējai reģistrācijai, un katram no tiem ir jāpiešķir numurs, ar kuru tas tiks ierakstīts elektroniskajā līgumu reģistrā. Šo žurnālu var izdarīt Excel izklājlapās. Papildus elektroniskajam žurnālam ir jāuztur papīra formā reģistrēts šo līgumu izsniegšanas reģistrs, kurā tiks atspoguļots, kad un kam no atbildīgajiem izpildītājiem tika nodots līguma oriģināls. Šajā žurnālā jāiekļauj lauki atbildīgā izpildītāja parakstam, kas apstiprina faktu par līguma saņemšanu un piegādi glabāšanai.
4. solis
Aprakstiet kārtību, kā strādāt ar līgumiem Noteikumos par līgumu sagatavošanas, noslēgšanas un uzglabāšanas kārtību, un apstipriniet to uzņēmuma vadītājā.
