Lietu sagatavošana un iesniegšana arhīvā ir neatņemama darbplūsmas sastāvdaļa. Viņu reģistrācija organizācijā sākas ar dokumentu iesniegšanas brīdi un beidzas ar pārsūtīšanu uz arhīvu kalendārā gada vai glabāšanas periodu beigās. Dažos gadījumos lietas tiek glabātas ilgāk par vienu gadu. Tie ietver, piemēram, dokumentus, kas saistīti ar personāla uzskaiti.
Instrukcijas
1. solis
Lai lietu iesniegšana arhīvā neaizņemtu daudz laika, pašreizējās darbplūsmas laikā jums jāievēro to reģistrācijas noteikumi. Pārsūtot lietas uz arhīvu pastāvīgai vai pagaidu glabāšanai, jums jāšūst dokumenti, numuru lapas, jāsastāda galīgais uzraksts, ja to paredz darba instrukcijas, kā arī jāsastāda iekšējā uzskaite.
2. solis
Tajā pašā laikā izsniedzamās lietas titullapā ir norādīts organizācijas vai uzņēmuma nosaukums, indekss atbilstoši lietu nomenklatūrai, lietas atvēršanas un slēgšanas datums, kā arī glabāšanas laiks. pāriet uz arhīvu.
3. solis
Arhivējamie dokumenti tiek ierakstīti atsevišķā cieto vāku mapē. Ja dokumentam ir īpaša vērtība, parasti tas nav sašūts, bet ievietots failā vai aploksnē un pievienots lietai. Izšūtā un numurētā korpusa beigās tiek ievietota atestācijas lapa, bet sākumā - iekšējā uzskaite. Šajā gadījumā korpusa biezumam nevajadzētu pārsniegt 40 mm, un lokšņu skaitam nevajadzētu pārsniegt 250.
4. solis
Gadījumiem, kas arhīvā tiek glabāti pastāvīgi, kā arī uz laiku, bet ne mazāk kā 10 gadus, tiek sastādīts inventārs lietu pārsūtīšanai uz arhīvu. Tajā pašā laikā tiek sastādīts atsevišķs inventārs dokumentiem, kas saistīti ar personāla uzskaiti. Tajā tiek ievadīti lietu nosaukumi, kuriem katram tiek piešķirts kārtas numurs, kā arī norādīts nomenklatūras kods. Inventāri tiek veikti divos eksemplāros, ja faili paliek organizācijas arhīvā. Ja faili tiek pārsūtīti uz valsts arhīvu, to kopijām jābūt četrām.
5. solis
Lietas, kuras tiek glabātas pēc to pabeigšanas mazāk nekā 10 gadus, var arhivēt pēc organizācijas vadības ieskatiem. Nepieciešamība iesniegt lietas būs atkarīga no arhīva noslodzes, piekļuves biežuma vecajiem dokumentiem utt.
