Daudzi uzņēmumi neatkarīgi no īpašumtiesību formas katru gadu sagatavo publiskus pārskatus par gada darbības rezultātiem. Šie dokumenti kalpo kā informācijas avots plašākai sabiedrībai, un tajā pašā laikā tie ir uzskatāmi pierādījumi par organizācijas efektivitāti vai neefektivitāti.
Akcionāru sapulces lēmums par uzņēmuma turpmāko likteni, organizācijas darbības publisks novērtējums utt., Var būt atkarīgs no tā, cik labi tiek sagatavots gada pārskats. Citiem vārdiem sakot, speciālists vai struktūrvienība, kas izstrādā gada pārskatu jāapzinās, ka ne tikai reputācija ir atkarīga no galīgā dokumenta kvalitātes, bet arī no uzņēmuma turpmākās attīstības.
Bieži vien gada pārskata sagatavošanas uzdevums ir analītiskajai nodaļai vai citai struktūrvienībai, kas veic informācijas vākšanas funkcijas par visa uzņēmuma darbību gada periodā.
Atkarībā no organizācijas darbības veida un auditorijas, kurai dokumenti ir paredzēti, rakstura, ziņojumu var uzturēt iekšējo dokumentu vai publiskas informācijas stilā plašam lasītāju lokam. Uzņēmuma dibinātājiem un akcionāriem iesniegtajos pārskatos tiek ievērots iekšējās dokumentācijas stils. Šajā gadījumā ziņojumā lielāka uzmanība tiek pievērsta finanšu rezultātiem, ekonomiskajai efektivitātei un sniegumam, lai sasniegtu plānā izklāstītos galvenos mērķus.
Publiskam ziņojumam, kas, kā likums, tiek publicēts oficiālajā tīmekļa vietnē publiskai apskatei, nepieciešams detalizētāks organizācijas darbību, tās uzdevumu un misijas apraksts. Vairākai sniegtajai informācijai ir nepieciešams detalizēts paskaidrojums, par kuru tiek gatavota atsevišķa sadaļa. Parasti analītiskie dienesti ciešā sadarbībā ar sabiedrisko attiecību speciālistiem nodarbojas ar publiska ziņojuma izstrādi, kuriem ir iespēja labot informāciju atkarībā no tās nozīmīguma.
Neatkarīgi no ziņojuma mērķauditorijas rakstura, jebkurš galīgais dokuments ir skaidri sagrupēts sadaļās. Pirmajā sadaļā parasti tiek doti uzdevumi, kas tika izvirzīti pirms organizācijas, un rezultāti to sasniegšanai. Tālāk ir norādīti gada finanšu rezultāti un ražošanas rezultāti.
Pēdējā sadaļa parasti ir uzņēmuma sociālā darbība. Parasti šī informācija ir iekļauta publiskā ziņojumā, kurā sniegti uzņēmuma sociāli orientētās politikas rezultāti. Kā materiāli iekļaušanai ziņojumā tiek ņemta informācija par organizācijas pārstāvju apbalvošanu par augstiem nopelniem sociālā atbalsta jomā, labdarības aktivitāšu rezultātiem utt.
Jāatceras, ka, izvēloties ziņojumā atspoguļojamo informāciju, ir jāsaglabā sniegtās informācijas objektivitāte. Šis noteikums ir jāievēro pat tad, ja uzņēmuma darbības rezultāti noteiktos rādītājos nebūt nav ideāli vai norāda uz nepietiekamu sniegumu. Runājot par to, ziņojumā jāatspoguļo iespējamie iemesli, kas noveda pie šādiem rezultātiem, kā arī jāpievērš auditorijas uzmanība stingrajam nodomam novērst problēmu nākotnē.
