Katrai organizācijai ir jāseko visiem darījumiem. Parasti jebkuras kustības sastāda ar apliecinošiem dokumentiem, kas ir grāmatvedība. Grāmatvedība ir balstīta uz šādu dokumentāciju. Kas vispār ir grāmatvedības dokumentācija un kāpēc tā nepieciešama?
Visa grāmatvedības dokumentācija tiek sastādīta uz vienotām veidlapām, tas ir, uz veidlapām, kuras ir noteiktas ar likumu. Gadījumā, ja veidlapu nenodrošina augstākas iestādes, dokumentus noformē jebkurā formā. Grāmatvedības dokumentos obligāti jābūt nosaukumam, sastādīšanas datumam, informācijai par organizāciju, darbības saturam, darbinieku amatu nosaukumiem un viņu parakstiem.
Grāmatvedības dokumentu būtība ir atspoguļot visus uzņēmējdarbības darījumus, ko veic organizācija, kā arī vienkāršot nodokļus un grāmatvedību. Visai grāmatvedības dokumentos ietvertajai informācijai jābūt uzticamai un saprotamai. Piemēram, ja noformējat grāmatvedības pārskatu, tad operācijas saturu nevajadzētu rakstīt pārāk slēpti, skaidri un gaiši jāpasaka tā būtība.
Dokumenti jāsastāda vadītājam vai personai, kuru apstiprina ar direktora rīkojumu. Grāmatvedības dokumenti tiek sastādīti dienā, kad darbība tika pabeigta, vai pēc tās pabeigšanas. Piemēram, mēneša sākumā tiek patērēta degviela, un tas tiek darīts katras dienas laikā trīsdesmit dienas. Grāmatvedis var aprēķināt degvielas un smērvielu patēriņu nākamā mēneša pirmajā dienā un sastādīt grāmatvedības aktu.
Nekādas izmaiņas dokumentos nav atļautas. Ja pamanāt kļūdu, jums jāizsniedz labojuma rīkojums. Pēc tam sastādiet vēl vienu dokumentu, kas nākotnē jāpastiprina ar iepriekšējo.
Grāmatvedības dokumentus var izsniegt gan papīra formā, gan elektroniskā formā. Bet, ja jūs izmantojat pēdējo metodi, tad, ja nepieciešams, jums ir jāizdrukā kopija, jo tas ir nepieciešams iesniegšanai valsts iestādēs, piemēram, nodokļu birojam.
