Jebkuram dokumentam, kura pamatā ir naudas saņemšana, ir jāaizpilda pareiza veidlapa. Ja organizācija nodrošināja darbiniekam līdzekļus jebkurām vajadzībām, tad par viņiem ir jāziņo, aizpildot avansa ziņojumu.
Kam jāaizpilda avansa paziņojums
Direktors nevar dot naudu organizācijai nevienam darbiniekam tāpat. Sākumā būtu jānosaka to darbinieku saraksts, kuri ir tiesīgi saņemt avansa līdzekļus, ar sekojošu ziņojumu. Tam nepieciešams noformēt un izdot īpašu rīkojumu.
Ja padotajam nepieciešami līdzekļi jebkura biznesa veikšanai, viņam direktoram jāsniedz brīvas formas paziņojums. Obligāti jānorāda nepieciešamā summa un mērķis, kādam nauda tiek pieprasīta. Ja direktors piekrīt apgalvojumam, tad viņš personīgi paraksta paziņojumu un norāda, cik daudz un cik ilgi viņš atļauj ņemt līdzekļus.
Ir svarīgi norādīt, ka skaidru naudu var izsniegt tikai darbiniekam, kurš jau ir pilnībā ziņojis par visām iepriekš saņemtajām summām.
Dažreiz darbiniekam var būt nepieciešama pilnvara, kas jāizsniedz organizācijas vārdā saskaņā ar izveidoto paraugu Nr. M-2 vai Nr. M-2a. Šīs veidlapas tika apstiprinātas 1997. gadā ar Krievijas Federācijas Federālā valsts statistikas dienesta dekrētu.
Par iztērēto naudu, kas tika izsniegta organizācijas grāmatvedības nodaļā, darbiniekam jāziņo. Ir noteikts termiņš, kurā jāaizpilda un jāiesniedz izdevumu pārskats. Tas ir 3 dienas no perioda beigām, ko organizācijas vadītājs norādījis pieteikuma veidlapā.
Ja darbiniekam tika piešķirti līdzekļi ceļa vajadzībām, tad viņam tie jāatskaita nākamo 3 darba dienu laikā pēc atgriešanās no komandējuma.
Kā izdevumi tiek apstiprināti izdevumu pārskatā
Ja darbiniekam paliek nauda, tad viņš to nevarēs atgriezt kasierim tāpat. Pirmkārt, jums jāapkopo visi dokumenti, kas apstiprina, ka nauda tika iztērēta tieši tām vajadzībām, kurām tie bija paredzēti. Tās var būt skaidras naudas un pārdošanas kvītis, ceļojuma biļetes, kvītis, akti un citi stingri ziņošanas veidi.
Pēc katra šāda dokumenta saņemšanas obligāti jāpārbauda, vai datums, summa un informācija ir salasāma.
Darbiniekam grāmatvedības nodaļā būs jāiesniedz visi dokumenti.
Kas notiek, ja izdevumu pārskatu aizpilda nepareizi
Ja darbinieks 3 dienu laikā nepareizi aizpildīja vai nesniedza avansa pārskatu, tad uzraudzības iestāde saņemtos līdzekļus uzskatīs par ienākumiem, no kuriem būs jāaprēķina apdrošināšanas prēmija un iedzīvotāju ienākuma nodoklis. Ja vēlāk darbinieks joprojām iesniedz visus nepieciešamos dokumentus un ziņojumu, tad grāmatvedim būs jāveic pārrēķins.
Organizācijas pilnvarots darbinieks no darbinieka algas var ieturēt summu, par kuru netika iesniegts pārskats.
Avansa ziņojuma sastādīšanas pamatnoteikumi
Izdevumu pārskata sagatavošanas pamatā ir šādi noteikumi:
- Avansa ziņojums jāpapildina ar dokumentiem, kas apstiprina iztērētās summas.
- Dokumenti jāiesniedz ne vēlāk kā 3 darba dienas pēc komandējuma beigām, vadītāja noteiktā laika perioda vai no darba došanās brīža pēc slimības vai atvaļinājuma.
- Ziņojums tiek sastādīts īpašā formā Nr. AO-1. Ir atļauts izmantot arī avansa ziņojuma formu, kuru apstiprina organizācijas vadītājs.
- Par izdevumu pārskata apstiprināšanu ir jāatbild tikai vadītājam.
- Avansa ziņojumu aizpilda darbinieks, kurš iztērēja naudu. Arī grāmatvedim jāievada noteikta informācija.
Iepriekšējā pārskatā jānorāda šādi dati:
- Informācija par uzņēmumu, kas izsniedza naudu darbiniekam.
- Dati par darbinieku, kurš saņēmis līdzekļus no organizācijas.
- Mērķis, kuram jums jānodrošina nauda uzņēmuma darbiniekam.
- Summa.
- Dati par visiem izdevumiem ar apstiprinājumu.
- Līdzekļu atlikums, ja tāds ir.
Beigās parakstu uzliek grāmatvedības nodaļas darbinieks un darbinieki, kuri izsniedza naudu un saņēma atlikušo daļu.
Avansa paziņojumā nav nepieciešams ielikt zīmogus. Tas ir tāpēc, ka dokuments ir iekšējs. Un netiek tālāk par organizāciju. Turklāt kopš 2016. gada visām juridiskām personām un ne tikai individuāliem uzņēmējiem ir visas tiesības neapstiprināt savus dokumentus ar zīmogiem un zīmogiem.
Pārskats tiek aizpildīts vienā eksemplārā. Tā ir daļa no primārās dokumentācijas, un tās dizainā nevajadzētu pieļaut kļūdas. Ja kāda iemesla dēļ nebija iespējams izvairīties no blotiem vai nepareizas aizpildīšanas, tad labāk ir izmantot jaunu veidlapu un aizpildīt to jaunā veidā.
Kā aizpildīt izdevumu pārskatu
Šķiet, ka tik svarīgu dokumentu iekšējai apritei vajadzētu būt ļoti grūti aizpildīt. Bet tas ir fundamentāli nepareizi. Pirmo reizi to aizpildot, vēlāk nevajadzētu būt grūtībām, ja jums tas ir jāaizpilda atkārtoti.
Dati darbiniekam jāievada šādā secībā:
- Izmantojot organizācijas reģistrācijas datus, tiek ievadīts OKPO kods un uzņēmuma pilns nosaukums.
- Kolonnās blakus uzrakstam "Avansa pārskats" ir jānorāda dokumenta numurs un tā sagatavošanas datums.
- Labajā pusē obligāti jāatstāj nedaudz brīvas, tukšas vietas. Tas būs nepieciešams organizācijas vadītāja uzskaitei: summa vārdiem, ziņojuma apstiprināšanas datums un paraksts.
- Zemāk visā rindā ir informācija par darbinieku, kurš saņēma avansa naudu. Ir jānorāda, kurā struktūrvienībā viņš strādā, uzvārds, vārds, patronimitāte un amats. Tiek norādīts arī darbinieka personāla numurs un iemesls, kāpēc bija vajadzīgs avanss.
Tas noslēdz izdevumu pārskata pirmo daļu. Turklāt veidlapā ir divas tabulas. Vienu no tām aizpilda arī darbinieks, kurš saņēma līdzekļus. Jums jāievada avansa maksājuma kopējā summa un valūta, kurā tas tika veikts. Atlikuma vai pārtēriņa summa jānorāda zemāk.
Otro tabulu grāmatvedības nodaļā aizpilda pilnvarots speciālists. Tajā jāietver dati par grāmatvedības kontiem, apakškontiem un tiem caurlaistajiem līdzekļiem. Jānorāda darījuma kods un precīzas summas.
Zem tabulām ir jānorāda, cik dokumentu ir pievienots pārskatam un cik lappušu šie dokumenti satur.
Pēc visu kolonnu aizpildīšanas galvenajam grāmatvedim jāpārbauda dokumenti. Saskaņā ar rezultātu viņam šim nolūkam īpašā rindā jānorāda pārskata summa.
Zem grāmatvedis un galvenais grāmatvedis jāparaksta ar viņu stenogrammu. Turklāt grāmatvedības nodaļas darbiniekam jānorāda atlikuma vai pārrēķina summa un skaidras naudas ordera numurs, caur kuru šī summa tika nodota. Arī kasierim, kurš saņēma atlikumu vai izsniedza summu, kas ir identiska pārtēriņam, jāparaksta avansa izraksts.
Nākamā finanšu pārskata daļa ir apspriežama. Tajā jāiekļauj visa nepieciešamā informācija par dokumentiem, kas apstiprina faktu, ka līdzekļi tika iztērēti pieprasītajām vajadzībām. Šajā daļā jums jāievada šādi dati:
- Sīkāka informācija par katru organizāciju, kas izdevusi dokumentu.
- Izdošanas datums.
- Nosaukums.
- Precīza iztērētā naudas summa.
- Skaits, pēc kura grāmatā tika norādīta dokumentā norādītā summa.
Darbiniekam īpašā rindā zem galda jāparaksta paraksts. Tādējādi viņš apstiprinās norādītās informācijas pareizību.
Izmaksu pārskata pēdējā daļa ir nogriežamā daļa. Tam ir grāmatveža kvīts, kuru viņš aizpilda pēc tam, kad ir saņēmis no darbinieka dokumentus, kas apstiprina iztērēto naudu. Uz noplēšamās daļas jānorāda:
- Informācija par darbinieku (pilns vārds).
- Ziņojuma numurs un izdošanas datums.
- Darbiniekam izsniegtā summa vārdiem.
- Pārskatu dokumentu skaits, kas pierāda izmaksas.
Pēc tam grāmatvedis uzliek datumu un parakstu. Noņemamā daļa jānodod darbiniekam kā pierādījums saņemtajiem datiem.
