Pēdējā laikā uzņēmējdarbībā ir vērojama tendence pāriet no funkcionālās uz procesu vadību, saistībā ar kuru būtiski palielinās pareiza biznesa procesu aprakstīšanas un formalizēšanas loma. Tikai pēc šo darbību veikšanas mēs varam runāt par biznesa procesu optimizēšanu kā uzņēmuma efektivitātes paaugstināšanas līdzekli.
Tas ir nepieciešams
CASE rīks, kas ļauj formalizēt biznesa procesu grafiskā pierakstā
Instrukcijas
1. solis
Pirmais ir kodolīgi un precīzi formulēt aprakstītā procesa nosaukumu, kam jābūt saprotamam un jāatspoguļo uzņēmējdarbības procesu veidojošo darbību secības vispārējā būtība. Piemēram, tā vietā, lai “Pieteikumu par produkta ražošanu iesniegtu ražošanai un tā izpildes kontrolei”, ir pietiekami nosaukt procesu “Produkta ražošanas kontrole”. Otrais ir pareizi sadalīt visu aprakstīto procesu mazākiem (“atomu”) uzdevumiem vai apakšapstrādes funkcijām un lemj par to ieviešanas secību. Ar šādu sadalījumu aprakstītais process būs augstākā līmeņa process. Augsta līmeņa procesa precizitāte var atšķirties, taču tai jābūt piemērotai tās auditorijas izpratnei, kura izmantos jūsu aprakstu.
2. solis
Biznesa procesu var aprakstīt vairākos veidos. Vispopulārākais no tiem ir grafisks, izmantojot dažādos apzīmējumos izveidotas diagrammas (apzīmējums ir simbolu kopums, lai kaut ko apzīmētu).
Visizplatītākie biznesa procesu aprakstīšanas apzīmējumi ir IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) utt.
Kā piemēru pievērsīsimies diagrammai, kas izgatavota BPMN (Business Process Modeling Notation) notācijā, izmantojot PowerDesigner CASE rīku (1. attēls). Galvenie diagrammas elementi ir:
1. "Process" (funkcija) - taisnstūris, noapaļots stūros;
2. "Pāreja" - bulta, kas savieno procesus;
3. “Risinājums” - dimants ar jautājumu, uz kuru var atbildēt tikai “Jā” vai “Nē”;
4. Nosacījumi - teksta izteiksmes, kurās tiek veikta pāreja no vienas funkcijas uz otru. Apstākļi vienmēr ir ievietoti kvadrātiekavās. Dažreiz ir lietderīgi sadalīt diagrammu "Dziesmās" - vertikālās vai horizontālās sadaļās, kas attēlo uzņēmuma nodaļas vai cilvēkus, kas atbildīgi par noteiktu funkciju. Šajā gadījumā šīs funkcijas ikonai jābūt tās sadaļā. Papildus uzskaitītajiem elementiem diagrammā var būt arī to datu saraksts, kuri tiek ievadīti vai izvesti procesā, kā arī saites uz noteikumiem vai noteikumiem, saskaņā ar kuriem šī vai tā funkcija tiek izpildīta. Uzņēmējdarbības procesa "Produktu ražošanas kontrole" apraksta piemērs parādīts 1. attēlā. Ir viegli redzēt, ka šī diagramma ir ļoti līdzīga problēmas risināšanas algoritma blokshēmai.
3. solis
Procesa grafisko aprakstu var papildināt arī ar tā apakšprocesa funkciju tekstuālu aprakstu tabulas veidā, kurā ir šādas kolonnas: procesa nosaukums, nodaļa (procesa īpašnieks), procesa apraksts, procesa izpildes rezultāts. Šāda apraksta piemērs ir parādīts 2. attēlā. Ja sagaidāma turpmāka aprakstītā biznesa procesa optimizācija, tad tabulai var pievienot vēl vienu kolonnu, kurā aprakstītas pašreiz veikto apakšprocesa funkciju grūtības vai trūkumi.
