Bankas dokumentus pēc veida glabā atsevišķās mapēs un visbiežāk hronoloģiskā secībā. Atlasi veic darbinieks, kas atbild par dokumentācijas noformēšanu. Īpaša komisija nodarbojas ar dokumentu, kuru derīguma termiņš ir beidzies, iznīcināšanu.
Bankas dokumentu glabāšanu veic gan pašas bankas, gan organizācijas, kurām ir konti. Glabāšanas kārtība vienā iestādē var nedaudz atšķirties no glabāšanas kārtības citā iestādē.
Kā bankas dokumenti tiek glabāti organizācijās
Organizācijas bankas dokumenti apstiprina monetāro darījumu veikšanu un tiek atspoguļoti grāmatvedības reģistros. To glabāšanas vieta ir grāmatvedības nodaļa, kuras darbinieki kontu un banku kontekstā var sadalīt visus dokumentus pēc veida atsevišķās mapēs. Ja uzņēmumam ir vairāki norēķinu konti, katram no tiem tiek izveidota atsevišķa mape, ja valūtas konts, tad konta valūta ir norādīta uz vāka un mugurkaula. Katra konta izrakstu reģistrēšanai tiek izmantota hronoloģiskā secība. Katrā izrakstā ir saistviela, kas sastāv no maksājuma dokumentiem un maksājuma pamatojumiem par katru darījuma dienu.
Apmaksātiem rēķiniem tiek izveidota atsevišķa mape. Valūtas kontroles dokumenti tiek glabāti atsevišķās mapēs, kur varat atrast visu informāciju par darbu ar valūtas kontiem. Mēs runājam par darījumu pasēm, apliecinājumiem par paveikto darbu vai sniegtajiem pakalpojumiem, ārvalstu valūtas darījumu sertifikātiem un citiem. Ja dokumentācijas apjoms ir mazs, reģistru būs pietiekami daudz, norādot dokumenta numuru, apjomu un datumu.
Kā dokumenti tiek glabāti komercbankās
Šīs iestādes glabā dokumentus, kas apstiprina bankas finanšu un saimniecisko darbību, un klientu norēķinu un maksājumu dokumentus. Atbildība par tiem gulstas uz vadītāju un galveno grāmatvedi. Gan papīra, gan elektroniskie dokumenti tiek uzglabāti. Papīra formas tiek glabātas īpašā glabātavā, kurai piekļūt jums jāsaņem īpaša atļauja. Atļauja jāparaksta galvenajam grāmatvedim vai viņa vietniekam.
Piemiņas dokumentācijas iesniegšana tiek veikta katru dienu, šim nolūkam tiek izveidota atsevišķa mape, kurā dokumenti tiek glabāti arī hronoloģiskā secībā. Atlasi veic darbinieks, kurš ir atbildīgs par finanšu dokumentācijas pareizu noformēšanu. Pārējās mapes sastāv no skaidras naudas finanšu dokumentiem un dokumentiem, kas atspoguļo informāciju par klientu noguldījumiem. Dokumenti, kas satur informāciju par darbībām ar dārgmetāliem, tiek ierakstīti atsevišķās mapēs.
Nepieciešamība ievietot noteikta veida dokumentus dažādās mapēs ir saistīta ar faktu, ka katram papīram ir savs derīguma termiņš. Tas attiecas arī uz dokumentu glabāšanu elektroniskā formā. Lai iznīcinātu dokumentus, kuru uzglabāšanas laiks ir beidzies, tiek izveidota īpaša komisija, kuras locekļi izskata katru papīru un pēc tam aizpilda īpašu aktu, kas apstiprina, ka dokumenti, kuru glabāšanas laiks ir beidzies, ir iznīcināti.
