Biznesa vēstule ir biznesa korespondences galvenais elements. Uzņēmuma pozitīvais tēls ir atkarīgs no sastādītā dokumenta pratības. Biznesa vēstules raksta sekretāri un uzņēmuma vadītāju palīgi.
Biznesa vēstules sastādīšana
Biznesa vēstules rakstīšanai obligāti ir mērķis: piedāvāt sadarbību, palielināt pārdošanas apjomus organizācijai, paātrināt preču apmaksas procesu, izteikt pretenzijas, pateikties par kaut ko, noslēgt darījumu, apsveikt. Vēstulei jābūt sastādītai ar noteiktu mērķi, un tā tajā būtu jāizsaka pēc iespējas vairāk. Noteikti uzziniet informāciju par uzņēmumu, uz kuru nosūtīsit vēstuli. Jums jāzina maksimums par potenciālo partneri.
Bieži vien uzņēmumi izsūta daudz vēstuļu, piedāvājot preces vai pakalpojumus, taču tajā pašā laikā ir minimāla informācija par adresātiem. Šī ir visu iesācēju uzņēmēju galvenā kļūda. Galu galā vēstules saņēmējam vienmēr ir patīkamāk uzzināt, ka viņi tiek uzrunāti personīgi. Piemēram, adresējot personu vārdam, ir veiksmīgas pārdošanas vēstules pamatā. Un pat tad, ja jūs nezināt adresāta vārdu, jebkurā gadījumā, atsaucoties uz viņu, jūs nevarat rakstīt personas nostāju saīsinātā versijā.
Biznesa vēstuļu dizains
Ideālā gadījumā katram uzņēmumam ir savs firmas nosaukums. Tieši uz tā tiek noformēta biznesa vēstule. Parakstu veidlapā vienmēr ir organizācijas nosaukums, faktiskā un juridiskā atrašanās vieta, kontakti, vietne, e-pasta adrese, logotips un cita informācija par organizāciju. Biznesa burtu piemales: apakšējā, augšējā, labajā un kreisajā pusē ir standarta izmēri. Kreisā mala ir 3 cm, jo visi dokumenti tiek nosūtīti uz kartotēku. Labā mala - 1,5 cm, augšējā un apakšējā atkāpe: 1 cm.
Katra biznesa vēstule sākas ar īsu un pievilcīgu virsrakstu vidū. Nosaukums noteikti atklās teksta saturu. Biznesa vēstules galvenē ir: saņēmēja uzņēmuma nosaukums ar pilnu vārdu, kā arī saņēmēja personas amats (augšējā labajā stūrī). Augšējā kreisajā stūrī zem galvenes ir vieta, kur norādīt reģistrācijas (izejošās) vēstules numuru un datumu. Ja biznesa vēstule tiek rakstīta kā atbildes vēstule, jums jānorāda, uz kuru dokumentu šī vēstule atbild. Uzņēmējdarbības vēstules virsraksts tiek norādīts pēc dokumenta datuma un numura. Vēstules beigās norādīts sūtītāja paraksts. Tāpat jāuzraksta pilns vārds un amats.
Ja vēstulē ir kādi finanšu dati par uzņēmumu, tad apakšā jābūt arī galvenā grāmatveža parakstam. Parakstu secība ir šāda: pirmkārt, ģenerāldirektora paraksts, bet zem tā galvenā grāmatvede. Tāpat vēstules beigās uz paraksta tiek piestiprināts organizācijas oficiālais zīmogs. Times New Roman 12. lielums un viena atstarpe ir oficiālas biznesa sarakstes standarts. Uzņēmējdarbības vēstuli, kas ir nopietns priekšlikums, ir pieņemts nosūtīt pa pastu, nevis pa faksu vai e-pastu. Kurjers personīgi piegādā vēstuli vadītājam vai sekretāram. Šāda vēstule jāpiegādā liela uzņēmuma aploksnē, kas tiek drukāta ar tipogrāfisku metodi. Tas viss darbojas, lai radītu labvēlīgu uzņēmuma tēlu.
