Dalība izstādēs un gadatirgos ir svarīgs mehānisms jebkuras organizācijas produkta vai pakalpojuma popularizēšanai tirgū. Tāpēc sagatavošanās dalībai jāveic īpaši svarīgā veidā. Šajā aktivitātē nav sīkumu, jo jebkurai detaļai, kas pakļauta plašam sabiedrības lokam, var būt gan pozitīvi, gan negatīvi rezultāti.
Parasti uzņēmuma prezentācijas organizēšana izstādēs gulstas uz sabiedrisko attiecību nodaļu, preses centru, kā arī citu strukturālo nodaļu, kas iesaistītas izstāžu un gadatirgu aktivitātēs, pleciem. Ja šādu darbaspēka rezervju nav, tad organizācijā ir iesaistīts viss uzņēmums, sākot no vadības līdz biroja darbiniekiem.
Lielā mērā uzņēmuma prezentācija ir atkarīga no izstādes rakstura. Nozares pasākumi parasti apvieno noteiktas uzņēmējdarbības jomas skaitļus: tirdzniecība, būvniecība, zinātniskā darbība utt. Tādējādi uzņēmumam vajadzētu būt gatavam redzēt savu partneru un konkurentu sasniegumus kaimiņu stendos. Izstādes biežums ietekmē arī stenda dizainu. Gada pasākumiem nav pieņemams izmantot novecojušus prezentācijas materiālus, kas izstrādāti, pamatojoties uz neatbilstošu informāciju.
Izstādes sagatavošanas process sākas vairākus mēnešus pirms tās sākuma. Pirmais solis prezentācijas materiāla izveidē ir koncepcijas izstrāde. Šajā shematiskajā dalības plānā ir iekļauts prezentācijas materiālu saraksts: stendi, reklāmkarogi, video un audio produkti, bukleti un citi izdales materiāli. Izstādes dalības arhīvs, kuru apkopo sabiedrisko attiecību nodaļas, ļaus sagatavot optimālu materiāla daudzumu. Tajā pašā laikā tiek apstiprināta prezentācijas materiālu ražošanas izmaksu tāme.
Šajā posmā ir svarīgi noteikt uzņēmuma stiprās puses, t.i. tā produktu vai pakalpojumu. Konkurences priekšrocības būtu skaidri jāpaziņo potenciālajiem patērētājiem, izmantojot prezentācijas materiālus - bukletus, reklāmkarogus, videoklipus. Nevajadzētu aizmirst par īpašām stendu instalācijām, kuras var izgatavot pēc klienta pieprasījuma - jaunas iekārtas paraugam vai izgatavojamo materiālu vizuālai panorāmai. Ja uzņēmums ražo nesalaužamus traukus, tad specializētā izstādē būtu pareizi demonstrēt produkta kvalitāti, dodot ikvienam iespēju mēģināt sabojāt produktu.
Turklāt ētiski pareizi būtu paredzēt iespēju ilgstošai sarunai starp ieinteresētu izstādes apmeklētāju un uzņēmuma pārstāvi. Pie stenda jāuzstāda bloks ar piezīmēm un pildspalvām, lai ikviens varētu izdarīt piezīmes nepieciešamās informācijas iegūšanas laikā. Vēlams, lai šie piederumi būtu marķēti ar uzņēmuma logotipu.
Otrais solis ir izstrādāt melnrakstu iespējas reklāmkarogiem un stendu instalācijām. Parasti tas tiek darīts, izmantojot uzņēmuma krāsu shēmu, fontu un logotipu. Visu stendu izmēri tiek izgatavoti vai iegādāti, ņemot vērā prezentācijas šūnas lielumu.
Nākamais posms ir personāla atlase darbam stendā. Bieži prezentāciju veic uzņēmuma darbinieki. Svarīgs šīs pieejas pluss ir tas, ka speciālisti var kompetenti pastāstīt par organizācijas darbību un, ja nepieciešams, atbildēt uz jautājumiem, kas varētu būt izstādes apmeklētājiem. Papildu darbiniekus, kas piedalīsies prezentācijā, var pieņemt darbā kā ekstras skrejlapu izplatīšanai, anketu aizpildīšanai utt.
Dalības efektivitāti nosaka, vienkārši aprēķinot izveidoto partnerību apjomu. Jo lielāka ir izstādes apmeklētāju interese par prezentācijas izkārtojumu, jo lielāka ir uzņēmuma dalības pasākumā ietekme. Tāpēc labāk, ka pieteikums dalībai izstādē tika iesniegts viens no pirmajiem, lai dalībniekam būtu pirmā iespēja izvēlēties stenda vietu. Turklāt nevajadzētu atteikties no izstādes organizatoru piedāvājumiem darboties kā īpašam pasākuma partnerim. Šī priekšrocība palielinās organizācijas nosaukuma rotāciju skaitu izstādes laikā un pozitīvi ietekmēs arī uzņēmuma tēlu.
